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Plan de Gestión de Argia, nuevo modo de planificar desde el Pensamiento Visual.

Durante 20 días, aproximadamente la mitad de las personas de Argia han tomado parte en uno o varios equipos de trabajo dirigidos al diseño de planes de gestión, primero de cada proceso y luego de la entidad, en los que se ha utilizado el “pensamiento visual” como apoyo a la reflexión estratégica,
En total ha habido 55 horas de reunión de 13 grupos diferentes, donde se han visto implicadas 32 personas, aunque son seis más la dinamizadora, quienes han asumido la mitad de la carga de trabajo. Para ello se han liberado horas de otras responsabilidades, que si hubiera habido que pagarlas, como sobrecosto, supondrían algo más de 7.500,00€, pero que afortunadamente han podido ser absorbido por la estructura de funcionamiento.

Hay una satisfacción general con la participación en el proceso y con la metodología de “pensamiento visual” empleada, que ha ofrecido ventajas en cuanto a: clarificar y agilizar el proceso de pensamiento, facilitar una visión general, la participación de las personas, y la interiorización del costo de cada propuesta de actuación. También implica, no obstante, algún problema, sobre todo en el comienzo que resulta difícil de entender.
Respecto a la dinamizadora, hay una aprobación general con comentarios críticos sobre una “excesiva presión al final del proceso” y la “necesidad de explicar mejor la metodología a utilizar”. Hay también una queja sobre la “falta de empatía”.

Expectativas en futuras ediciones y áreas de mejora: El análisis de la experiencia permite elaborar hipótesis cara al futuro y establecer mejoras:
      • El tiempo de descripción del “proceso” preguntas: Que? Cuánto? Dónde?, hasta obtener el primer logro de “identificar problemas” crea mucha tensión. Podemos introducir las siguientes mejoras
      • Que todos los responsables de grupos conozcan previamente la metodología, y aporten los soportes ¿Qué? ¿Quién? ¿Cuánto? que aligeren la primera etapa del proceso
      • Explicar mejor el proceso de trabajo al inicio de las sesiones, de forma que los participantes tengan expectativas realistas.
      • Trabajar más el diseño de mapas ¿Dónde?, quizá implicando a los participantes en la realización, utilizando papeles más grandes,… y su interpretación, de forma que resulten más visuales para los participantes


El resultado sería de mayor claridad de ideas, menor tensión en el equipo y probablemente menor tiempo dedicado a esta primera etapa, lo que llevaría a reducir el costo total
      • El tiempo dedicado a la segunda parte: ¿Cuándo? ¿Cómo? está bajo la tensión de “finalizar”
      • De nuevo la clarificación inicial podría solventar este problema
      • Prever antes de iniciar el proceso el soporte informático en donde se recogerán los datos finales y comunicarlo a los responsables de proceso. Disponer de ordenador en la sala de trabajo para recoger in situ el resultado final
      • Las sucesivas experiencias en el uso de la metodología probablemente harán más agiles y menos tensas las sesiones de trabajo, y quizás más rápidas y baratas; se pueden introducir mejoras
      • Prestar una especial atención a las personas que se incorporan por primera vez a estos trabajos
      • Aumentar la “empatía” de la dinamizadora, tratando de evitar ofensas.

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